リーガルリサーチツール徹底ナビ（リガNavi）
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法令調査の属人化を解消し運用体制を強化したい

目次

法令調査のノウハウや検索の勘所が特定の担当者に偏り、異動・退職時に調査品質を維持しにくいことは、法務部門が抱える課題の一つです。調査結果や判断根拠が個人のメモに留まり、組織で共有されないケースもあります。こうした法令調査の属人化を解消するために、リーガルリサーチツールをどう活用できるのかを解説します。

法令調査の属人化でつまずき
やすいポイント

法令調査が属人化すると、調査のノウハウや検索の勘所が特定の担当者の経験に依存し、他のメンバーが一定の水準で調査を進めにくくなることがあります。また、担当者が異動・退職した際、それまで蓄積してきた検索方法や参照すべき情報源、判断に至るまでの知見が十分に引き継がれないことも課題です。

特に法務部門の人数が限られる企業では、属人化が起こりやすい傾向があります。実際に、現場の法務担当者からは次のような声が聞かれました。

現場の声
大企業でない限り、法務はどうしても属人的になる

よほど大きな会社の法務部門でない限り、仕事はどうしても属人的になってしまうと思います。今の会社では法務部門に私1人しかおらず、自分が作った契約書をチェックしてくれる人も社内にいません。法務はセンシティブな情報を扱うので、簡単に人を増やせないという事情もあります。

※上場企業の法務担当者（法務歴約15年）へのインタビューより

さらに、調査結果や判断の根拠が個人のメモやローカルファイルに留まっていると、必要な情報を組織内で共有・活用しにくくなります。過去に同様の調査を行っていても、その情報を見つけられず、一から調べ直すといった非効率も生じやすくなります。

知見が共有されないことによる負担について、法務担当者は次のように話しています。

現場の声
同じ質問が何度も届き、Q&Aを作っても見てもらえない

ある人から受けた質問を、また別の人から受けるということがよくあります。こういう相談にはこう回答した、というQ&Aを作って共有しようと思いつつも、作っても見るのが面倒で、すぐに法務へ聞きに来てしまうのが現場の実情です。社内規程についても、内容を把握している従業員はほとんどいません。

※上場企業の法務担当者（法務歴約15年）へのインタビューより

ツール活用で得られる3つの変化

調査履歴を共有・保存して
ノウハウを蓄積

誰が・いつ・何を調べ、どのような結論に至ったかを記録・共有できるツールを使えば、他の担当者も過去の調査内容や判断根拠を参照しやすくなります。同じ論点を一から調べ直す手間を抑えられるほか、個人が持っていた調査ノウハウを組織のナレッジとして蓄積しやすくなります。

案件ごとに調査情報を
整理・管理

案件単位で調査結果や根拠資料、検討経緯などをまとめて保存できるツールであれば、担当者が変わった際にも過去の情報をたどりやすくなります。引き継ぎに必要な情報が個人のファイルやメモに分散するのを防ぎやすくなり、担当者に依存しにくい情報管理につながります。

自然文検索・AI要約で検索
スキルへの依存を抑える

自然文検索やAIによる要約機能を備えたツールなら、適切な検索キーワードを考える負担を抑えながら、必要な情報を探しやすくなります。検索経験が少ない担当者の調査をサポートできるため、個人の経験や検索スキルだけに頼らない調査環境づくりにも活用できるでしょう。

人員を簡単に増やせない法務部門にとって、ツールは担当者を支える手段の一つです。法務担当者からは次のような声もありました。

現場の声
手が回らなくなったら、まずツールやAIで補えないかを考える

これ以上手が回らないとなったときは、人を増やす前に、まずはAIなどで対応できないかを考えるようにしています。私も人間なので、ミスはどうしても生じます。1人雇っているくらいのつもりで、代わりに見てくれるものを探してツールを導入しました。

※上場企業の法務担当者（法務歴約15年）へのインタビューより

ツールを選ぶときのポイント

法令調査の属人化を解消するには、個人のスキルに頼るのではなく、調査ノウハウを組織で共有・活用できる仕組みづくりが重要です。

ツールを選ぶ際は、①調査履歴やメモを記録・蓄積できるか、②共有範囲や閲覧権限を自社の運用に合わせて設定できるか、③検索操作が分かりやすく、経験の浅い担当者でも利用しやすいかを確認しましょう。実際の利用メンバーや引き継ぎ方法まで想定して比較すると、自社に適したツールを判断しやすくなります。

まとめ

調査履歴の共有や案件ごとの情報管理、検索をサポートする機能を活用すれば、特定の担当者だけにノウハウが偏る状態を抑えられます。過去の調査結果や判断根拠を組織で共有・活用することで、担当者が変わっても調査品質を維持しやすい体制づくりにつながるでしょう。

当サイトでは、法改正情報のキャッチアップや判例調査など、目的と機能で選べるリーガルリサーチツール3選を紹介しています。調査結果の保存・共有機能なども含めて、自社の体制に合うツールを比較してみてください。

下記のページでは自社の目的や求める機能で選ぶ、おすすめのリーガルリサーチツールを厳選しています。ぜひチェックしてみてください。

目的と機能で選ぶ
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